Smart Process – Uma nova forma de administrar

Smart Process

 

Introdução

Muito se tem falado sobre temas como Transformação Digital, Digitalização de Processos, Processos Digitais, Robotic Process Automation. Destes, o termo transformação digital é o mais abrangente e engloba os demais. Mas, de fato, todos são propostas para simplificar o dia a dia com ajuda da tecnologia. 

 

Surpreende o fato de que os desafios da transformação digital não sejam, necessariamente, problemas de tecnologia, mas da forma como as pessoas se organizam e atuam dentro das empresas.

 

O fato é que a transformação digital é irreversível e inevitável.

 

Então, como utilizar isso tudo para simplificar o dia a dia na gestão do seu negócios? 

 

Conceitos

Há duas maneiras principais de simplificar um processo com a utilização de sistemas eletrônicos. Os termos soam parecidos, o que faz a diferença entre eles parecer sutil, mas de fato é muito grande. Vejamos:

 

  1. Digitalização de Processos

    – é o uso da tecnologia para realizar diversas atividades de um processo de tal maneira que as mesmas possam ser executadas em um fluxo digital. Geralmente esse modelo inicia em algum ponto do processo e segue o mesmo fluxo do modelo tradicional. Neste tipo de solução, muitas atividades são executadas por atores  artificiais, por exemplo, em uma determinada atividade do processo uma pessoa irá escanear o documento original e digitar as suas informações em uma base de dados eletrônica. Outro exemplo é você ir ao banco para fazer uma transferência onde o caixa irá lhe atender e iniciar a transferência. O processo será digital a partir do caixa. Tanto a pessoa que escaneia e digita os dados do documento quanto o caixa do banco são “atores artificiais”, uma vez que os mesmos não fazem parte do processo em si, são apenas facilitadores.

 

  1. Processos Digitais

    –  essa abordagem começa por redesenhar completamente a forma de fazer as coisas, de tal maneira que a primeira atividade do processo já ocorra por meio eletrônico. O processo já nasce digital e as atividades são executadas pelos atores naturais. Neste caso, não existe ator artificial. Um exemplo é o processo de fazer uma transferência eletrônica de dinheiro da sua conta corrente para um terceiro, via Internet Banking. Neste, o ponto inicial é você e a partir do último clique tudo será feito de forma eletrônica.

 

Abordaremos a segunda forma, que optamos por chamar de Smart Process, ou processo inteligente. 

O que é Smart Process? 

Smart Process é o meio através do qual todas as atividades de um processo, o fazer, são  executadas em meio eletrônico. Voltamos ao exemplo da transferência eletrônica, mas neste caso uma transferência eletrônica de uma empresa para outra, onde um Assistente Financeiro cria a transferência e depois o Diretor Financeiro confirma a transferência. Neste caso houve um compartilhamento de informações e também a colaboração de duas pessoas para executar o processo. 

 

Então, Smart Process implementa a transformação digital nos processos operacionais promovendo a colaboração entre os diversos envolvidos. Isso possibilita o fluxo compartilhado e contínuo das informações, eliminando o retrabalho, necessidade de atores artificiais, e mitigando riscos operacionais e de fraude. Todas as informações (por exemplo: as notas fiscais, boletos, faturas etc.) que são necessárias para executar o propósito do processo são capturadas diretamente na origem e sua integridade é mantida em todo o ciclo operacional. Isso elimina erros recorrentes ou atrasos de envio aos demais envolvidos, diminuindo assim todo o custo da operação. Também aumenta a qualidade das informações. 

 

Ainda, o Smart Process faz a orquestração dos passos necessários à execução das atividades relacionadas. Tudo isso ocorre online e de forma integrada, o que poderá envolver, em muitos casos, várias empresas participantes (cross company). A transferência financeira para uma empresa é um exemplo de processo cross company.

 

Um processo inteligente é capaz de fazer o que tem que ser feito de forma que somente os atores naturais executem as atividades. No último exemplo tudo foi feito pelos atores naturais. Certamente todas as consequências são derivadas das informações originadas pelos dois atores.

 

Quanto tratamos de processos de negócios não podemos esquecer que, em muitos casos, temos questões financeiras envolvidas e, portanto, será necessário representar os fatos na contabilidade.

 

Quem fará a contabilidade com Smart Process?

Aqui introduzimos conceito Business Process Embedded Accounting, ou contabilidade incorporada ou embarcada aos processos de negócio. Em outras palavras, todas as contabilizações necessárias são geradas automaticamente pelo processo a partir das informações capturadas na origem. 

 

Com Smart Process não existe mais a necessidade do contador receber os documentos para fazer a contabilidade. O que resta para o contador é auditar se a contabilidade foi feita corretamente. Os bancos já fazem assim há mais de 20 anos. 

Conclusão

O computador nasceu em 1945 e o primeiro grande impacto nos negócios foi em 1980, ou seja, demorou 35 anos, foi quando nasceu o PC e a Microsoft. A segunda revolução do computador foi em 1995, quando nasceu a Internet e o Google.  A terceira revolução foi em 2007, quando a Apple lançou o smartphone.

 

Agora estamos em 2020. Qual será a próxima revolução?

By: Moviva

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